1. Wie zijn wij?

 

1.1 KotCompany als verwerkingsverantwoordelijke

Met deze verklaring (hierna de “Verklaring”) willen wij u informeren waarom en op welke wijze uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door KotCompany, met maatschappelijke zetel te Kortrijksesteenweg 154, 9830 Sint-Martens-Latem, ingeschreven onder het ondernemingsnummer 629.838.618, (hierna gezamenlijk “Wij” of “KotCompany” genoemd).

Onze contactgegevens kan u vinden onder punt 10 van deze Verklaring.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden opgevraagd en gebruikt. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen Wij de maatregelen die waarborgen dat u:

  • geïnformeerd blijft over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens en over uw rechten;
  • de controle behoudt over de persoonsgegevens die Wij verwerken;
  • uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kan uitoefenen. Meer informatie over uw rechten kan u vinden onder punt 9 van deze Verklaring.
  • Functionaris voor de gegevensbescherming

Wij hebben eveneens een functionaris voor gegevensbescherming aangeduid. Dit is een expert inzake de bescherming van persoonsgegevens die een extra waarborg biedt voor de correcte verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

U kan de functionaris contacteren via de kanalen vermeld onder punt 10 van deze Verklaring.

2. Welke gegevens verzamelen Wij over u?

 

2.1 Persoonsgegevens

Onder “persoonsgegevens” verstaan Wij alle informatie die naar een bepaalde natuurlijke persoon verwijst. Het soort persoonsgegevens dat Wij verzamelen omvat, waar toepasselijk, gegevens van u en/of uw vertegenwoordigers (hierna samen ook aangeduid als “U” of “Uw”).

Indien Wij van U persoonsgegevens ontvangen van Uw vertegenwoordigers, dient U hen te informeren over het bestaan en de inhoud van deze Verklaring met inbegrip van onze plichten, hun rechten en de wijze waarop zij deze rechten kunnen  uitoefenen.

In het bijzonder verzamelen Wij administratieve gegevens en contactgegevens. Hiermee kunnen Wij U identificeren of contact met U opnemen, of kunnen Wij met U zaken doen, meer bepaald een studentenkamer en/of -woning verhuren, evenals in geval van nood uw vertegenwoordigers contacteren.

Deze persoonsgegevens kunnen contactgegevens zijn zoals Uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en de naam van (één van) uw ouders en/of vertegenwoordigers evenals het telefoonnummer en mail-adres van deze laatste(n). Bovendien wordt ook Uw bankrekeningnummer gevraagd (onder meer voor de terugstorting van de huurwaarborg).

Daarnaast nemen de door ons geplaatste camerasystemen eveneens videobeelden op. Deze camerasystemen zijn geplaatst aan de ingangen van de gebouwen, in de gemeenschappelijke keukens en in de fietsenstalling/binnenkoer van de gebouwen.

Wij verzamelen en verwerken geen zogenaamde gevoelige gegevens, te weten:

  • persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken;
  • genetische of biometrische gegevens (vb. gezichtsafbeeldingen en vingerafdrukken);
  • gegevens over gezondheid;
  • gegevens met betrekking tot seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Camerabeelden waaruit dergelijke persoonsgegevens kunnen worden afgeleid, worden in geen geval opgenomen met de bedoeling om zulke gegevens te verwerken.

Indien dergelijke gevoelige persoonsgegevens aan ons zouden worden verstrekt, zullen Wij deze niet gebruiken en zullen Wij deze in de mate van het mogelijke of noodzakelijke verwijderen.

 

2.2 Minderjarigen

Het is niet onze intentie om persoonsgegevens van minderjarigen te verwerken.

Echter is het mogelijk dat kandidaat-huurders of huurders bij de indiening van een aanvraag of bij de ondertekening van de huurovereenkomst nog minderjarig zijn. In dit geval zullen de persoonsgegevens vervat in punt 2.1 betreffende deze minderjarigen verwerkt worden voor de doeleinden vermeld in punt 3.

 

3. Waarvoor hebben we Uw gegevens nodig?

 

3.1 Dienstverlening en klantenrelatie

  • Wat houdt dit doel in?

Wij kunnen Uw persoonsgegevens gebruiken om u als klant (huurder) te kunnen aanmaken en om onze activiteiten of diensten te realiseren.

  • Welke persoonsgegevens verwerken Wij hiervoor?

Wij verzamelen en verwerken hiervoor Uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en rijksregisternummer en/of geboortedatum, bankrekeningnummer en de naam van de hoge school/universiteit waar u ingeschreven bent.

 

2.2 Omdat het noodzakelijk is om als bedrijf te kunnen functioneren

  • Wat houdt dit doel in?

Dit doeleinde komt neer op wat men een “gerechtvaardigd belang” noemt. Wij hebben inderdaad nog een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit gebeurt enkel nadat wij de afweging hebben gemaakt dat in elk geval het evenwicht tussen onze gerechtvaardigde belangen en de eventuele impact daarvan op uw privacy niet wordt verstoord.

Indien u toch bezwaren heeft tegen deze verwerkingen, dan kan u uw recht van verzet uitoefenen, zoals vermeld in punt 9.2 van deze Verklaring.

Zo worden persoonsgegevens in verschillende situaties verwerkt, namelijk wanneer:

  • Persoonsgegevens als bewijs kunnen dienen (archieven en camerabeelden);
  • Persoonsgegevens, hieronder begrepen camerabeelden, kunnen gebruikt worden voor de vaststelling, uitoefening, verdediging en vrijwaring van onze rechten van of de personen die ons eventueel vertegenwoordigen, bijvoorbeeld bij geschillen;
  • Persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor het bestuur, (risico)beheer en controle van onze organisatie, zoals compliance (zoals witwas- en fraudepreventie en -onderzoeken, en privacy), risicobeheer, risicofuncties en inspectie, klachtenmanagement, interne en externe audit;
  • Persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor het ondersteunen en vereenvoudigen van het afnemen, gebruiken en beëindigen van diensten door de klant, o.a. om te vermijden dat u informatie die u vroeger al doorgaf opnieuw moet invullen.

 

3.3 Profilering

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor profileringsdoeleinden.

 

4. Vragen Wij voor verwerkingen Uw toestemming?

 

4.1 Algemeen

Uw persoonsgegevens kunnen enkel rechtmatig door ons worden gebruikt en verwerkt indien aan één van de volgende voorwaarden is voldaan:

  • het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die u met ons heeft gesloten of om, op uw verzoek, de noodzakelijke stappen te kunnen zetten om tot een overeenkomst met ons te komen.De verwerkingsdoeleinden vermeld in punt 3.1 van deze Verklaring zijn op deze grondslag gebaseerd.
  • wij beschikken over uw uitdrukkelijke en vrije toestemming om uw persoonsgegevens voor een bepaald doel te gebruiken.
  • het gebruik van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in de mate dat dit opweegt tegen uw belangen en rechten;
    Wij baseren de verwerkingen die noodzakelijk zijn om als bedrijf te kunnen functioneren op ons gerechtvaardigd belang, zoals vermeld onder punt 3.2 van deze Verklaring.
  • wij kunnen wettelijk verplicht zijn om bepaalde gegevens te verwerken, en in het bijzonder door te geven naar de betrokken overheden

 

5. Met welke andere personen delen we Uw persoonsgegevens?

 

  • Enkel onze werknemers die effectief toegang nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot Uw gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
  • Alleen als Wij hiertoe wettelijk verplicht zijn of indien strafbare feiten worden vastgesteld, kunnen Uw persoonsgegevens worden verstrekt aan toezichthoudende instellingen, fiscale instanties, politiediensten en gerechtelijke – of onderzoeksdiensten.

 

6. Waar worden de gegevens bewaard en verwerkt?

 

Uw gegevens zullen niet buiten de EU worden getransporteerd en in ieder geval waken Wij erover dat te allen tijde de wettelijke minimum eisen en veiligheidsnormen worden gerespecteerd.  Indien Wij voorzien dat Uw gegevens buiten de EU zullen worden opgeslagen en bewerkt, dan zullen Wij dit expliciet vermelden en ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau wordt gehanteerd als van toepassing binnen de EU.

Uw persoonsgegevens zullen buiten deze gevallen nooit aan derden worden overgemaakt of ter beschikking gesteld en worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van ons. Andere ondernemingen kunnen Uw gegevens dus niet gebruiken om U bv. reclame toe te sturen.

 

 

7. Hoe lang bewaren we Uw persoonsgegevens?

 

Wij bewaren Uw gegevens enkel zolang als dat nodig is met het oog op de doeleinden waarvoor de gegevens gebruikt worden vermeld onder punt 3 van deze Verklaring. Eventuele afwijkingen of verduidelijkingen van dit principe zijn uitdrukkelijk vermeld onder de verschillende doeleinden vermeld onder punt 3 van deze Verklaring.

Omdat de noodzaak om gegevens te bewaren kan variëren per gegevenstype alsook per doeleinde van de verwerking, kunnen de werkelijke bewaringstermijnen aanzienlijk variëren.

Wij kunnen U hierbij meedelen dat Wij onder meer volgende criteria in acht nemen bij het bepalen van de beweringstermijnen:

  • Hoe lang zijn de persoonsgegevens nodig om de gevraagde dienstverlening te kunnen leveren?
  • Hebben Wij een bepaalde specifieke bewaringstermijn vastgesteld en aangekondigd?
  • Hebben Wij toestemming gekregen voor een langere bewaringstermijn?
  • Hebben Wij een wettelijke, contractuele of vergelijkbare verplichting om de gegevens te bewaren?

Zodra Uw gegevens niet langer nodig zijn en Wij ook geen wettelijke bewaarplicht hebben zullen Wij deze definitief verwijderen of, indien dit niet mogelijk is, anoniem maken in onze systemen.

Uw persoonsgegevens zullen wel worden bewaard en gebruikt zolang dit nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om geschillen te beslechten of onze overeenkomsten af te dwingen.

Wat betreft beeldverwerkingen die uit camerabewaking voortvloeien, zullen deze uiterlijk één (1) maand na de opname ervan worden verwijderd, tenzij deze beelden bijdragen tot het bewijzen van overlast, misdrijven of schadeberokkening en/of het opsporen of identificeren van daders, getuigen en/of slachtoffers van voornoemde feiten.

 

8. Hoe beveiligen we Uw persoonsgegevens?

 

Uw persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Wij treffen de gepaste technische en organisatorische maatregelen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.

Bovendien zijn de personen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, in het bijzonder tot de mogelijke camerabeelden, onderhevig aan een discretieplicht.

 

9. Wat zijn Uw rechten?

 

9.1 Recht van inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar

9.1.1 Recht op inzage van Uw persoonsgegevens

U heeft steeds recht op toegang tot en inzage van Uw persoonsgegeven die door ons worden verwerkt. Wij zullen U in dit kader een kosteloze kopie van deze persoonsgegevens verstrekken indien U hierom verzoekt.

Wat betreft de verzoeken tot kopij van camerabeelden, zal zulk een kopij slechts worden verstrekt voor zover de rechten en vrijheden van derden kunnen worden gewaarborgd, desgevallend het onderzoek, de opsporing en/of vervolging van strafbare feiten niet wordt verhinderd.

Voor het uitoefenen van Uw rechten verwijzen we naar punt 9.2. van deze Verklaring. Wat betreft verzoeken tot toegang tot camerabeelden, dienen dergelijke verzoeken voldoende details te bevatten om de gevraagde beelden te kunnen lokaliseren.

 

9.1.2 Recht om Uw persoonsgegevens te verbeteren

U heeft altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten.

Voor het uitoefenen van Uw rechten verwijzen we naar punt 9.2. van deze Verklaring.

 

9.1.3 Recht om Uw toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking gebaseerd is op Uw toestemming zoals uiteengezet onder punt 4.1., dan heeft U het recht om deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.

Voor het uitoefenen van Uw rechten verwijzen we naar punt 9.2. van deze Verklaring.

 

9.1.4  Recht om tegen bepaalde verwerkingen bezwaar te maken

Wanneer Uw persoonsgegevens verwerkt worden met het oog op statistische doeleinden, dan heeft U het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van Uw persoonsgegevens ingeval van redenen Uw specifieke situatie verband houden.

Wij vestigen Uw aandacht op het feit dat Uw uitoefening van het recht van bezwaar niet verhindert dat Wij U in voorkomend geval contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze Verklaring.

Voor het uitoefenen van Uw rechten verwijzen we naar punt 9.2. van deze Verklaring.

 

9.1.5 Recht op wissing van Uw persoonsgegevens

U heeft een recht op wissing van Uw persoonsgegevens. Op basis hiervan kan U, wanneer u niet langer een relatie wenst met KotCompany, ons vragen om te stoppen met het gebruiken van Uw persoonsgegevens. Wij kunnen echter wel persoonsgegevens bijhouden die voor bewijsdoeleinden vereist zijn.

Onder dit verwijderingsrecht heeft U ook het recht om ons te allen tijde te vragen om te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens die zijn verwerkt op basis van Uw toestemming of ons gerechtvaardigde belang. Vanwege gerechtvaardigde belangen kunnen Wij uw persoonsgegevens alsnog blijven verwerken na een afweging van Uw belangen met die van ons, tenzij U besluit om de relatie met ons te beëindigen.

Voor het uitoefenen van Uw rechten verwijzen we naar punt 9.2. van deze Verklaring.

 

9.1.6 Recht op overdracht van persoonsgegevens

Voor wat betreft de verwerking van Uw persoonsgegevens op basis van Uw toestemming of omdat dit noodzakelijk is voor levering van de gevraagde producten of diensten, dan kan U ons vragen om Uw persoonsgegevens – in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm – naar U door te sturen zodat U deze kan opslaan voor persoonlijk (her)gebruik, of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor ons.

Voor het uitoefenen van Uw rechten verwijzen we naar punt 9.2. van deze Verklaring.

 

9.1.7 Recht op beperking van bepaalde verwerkingen

U kan ons verzoeken om de verwerking van Uw persoonsgegevens te beperken in elk van de volgende gevallen:

  • indien U de juistheid van de persoonsgegevens betwist, kan U om een beperking van de verwerking verzoeken gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
  • indien de verwerking onrechtmatig is en U zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en U ons in de plaats daarvan verzoekt om de beperking van het gebruik ervan;
  • indien Wij Uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden vermeld onder punt 3, maar U deze wel nog nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • indien U bezwaar heeft gemaakt tegen een verwerking, zullen Wij deze verwerking in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van KotCompany zwaarder wegen dan die van U.

Wanneer U het recht op de beperking van de verwerking heeft verkregen, zullen Wij, afgezien van het opslaan van de gegevens, geen verrichtingen meer uitvoeren met de desbetreffende persoonsgegevens.

 

9.2 Hoe uitoefenen?

Om voormelde rechten uit te oefenen kan U  een schriftelijke aanvraag richten aan ons op volgende wijze:

  • Per email: evelyne@kotcompany.be;
  • Schriftelijk naar volgend postadres: KotCompany, t.a.v. Evelyne Catteeuw, Kortrijksesteenweg 154, 9830 Sint-Martens-Latem.

Bij de uitoefening van Uw recht verzoeken Wij U om duidelijk aan te geven op welk recht U zich wenst te beroepen en tegen welke verwerking(en) U zich eventueel verzet of welke toestemming U wenst in te trekken.

 

9.3 Aandachtspunten bij het uitoefenen van de rechten

We wensen U er op te wijzen dat het verzet tegen bepaalde verwerkingen of het intrekken van Uw toestemming voor bepaalde verwerkingen van Uw persoonsgegevens tot gevolg kan hebben dat U niet langer geïnformeerd zal worden of gebruik zal kunnen maken van door ons aangeboden activiteiten of diensten.

 

10. Hoe kan U vragen of klachten indienen?

 

Indien U een vraag of klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens dan kan U contact met ons opnemen via de volgende kanalen:

  • Per email: evelyne@kotcompany.be;
  • Schriftelijk naar volgend postadres: KotCompany, t.a.v. Evelyne Catteeuw, Kortrijksesteenweg 154, 9830 Sint-Martens-Latem.

Indien U niet tevreden bent met ons antwoord, indien U opmerkingen heeft omtrent de uitoefening van Uw rechten of indien U meent dat onze verwerking van Uw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan heeft U het recht om hierover klacht in te dienen bij Gegevensbeschermingsautoriteit. Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.

 

11. Aanpassingen van deze Verklaring

 

Deze Verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien Wij dit nodig achten.

Als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in deze Verklaring, wordt de datum van bijwerking van de verklaring aangepast en zullen Wij U hiervan eveneens op de hoogte brengen en U een kopie van de bijgewerkte verklaring bezorgen.

Wij moedigen U daarnaast ook aan om periodiek deze Verklaring door te nemen om te weten te komen hoe Wij Uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.